Chứng nhận lãnh sự là gì? Hướng dẫn thủ tục chứng nhận lãnh sự

Chuẩn bị hồ sơ được xem là quá trình phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình xin thị thực. Bộ hồ sơ đủ tiêu chuẩn sử dụng ở nước ngoài sẽ trải qua quá trình chứng nhận lãnh sự. Vậy chứng nhận lãnh sự là gì? Cùng Nowtadi tìm hiểu qua định nghĩa và hướng dẫn cụ thể thủ tục chứng nhận lãnh sự cần thiết.

Chứng nhận lãnh sự là gì?

“Chứng nhận lãnh sự” và “Hợp pháp hóa lãnh sự” là hai thuật ngữ thường gặp với các đương đơn trong quá trình làm hồ sơ. Vậy chứng nhận lãnh sự là gì? Đâu là điểm khác biệt giữa hai khái niệm trên. Cùng Nowtadi tìm hiểu qua các giải thích chi tiết bên dưới:

Chứng nhận lãnh sự

Là công việc thuộc về các cơ quan thẩm quyền Việt Nam với nhiệm vụ kiểm tra, xác nhận các mục thông tin gồm chữ ký, con dấu, chức danh người xác nhận trên các tài liệu, giấy tờ của Việt Nam nhằm hợp pháp hóa các loại giấy tờ đó được sử dụng ở những quốc gia khác.

Hợp pháp hóa lãnh sự

Là thủ tục hành chính thuộc về cơ quan thẩm quyền tại Việt Nam. Thủ tục gồm việc xác nhận các thông tin trong văn bản, giấy tờ ở nước ngoài gồm con dấu, chữ ký, chức danh bên xác nhận nhằm hợp pháp hóa các văn bản đó khi được sử dụng tại Việt Nam.

Vậy, điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất nằm ở mục đích của các thủ tục hành chính trên. Chứng nhận lãnh sự giúp các giấy tờ, hồ sơ Việt Nam được cấp phép và công nhận sử dụng tại các quốc gia khác. Trong khi việc hợp pháp hóa lãnh sự giúp xác minh và công nhận quyền sử dụng các văn bản nước ngoài tại Việt Nam.

Lý do cần chứng nhận lãnh sự?

Sau khi tìm hiểu định nghĩa chứng nhận lãnh sự là gì, vậy đâu là nguyên nhân chúng ta cần trải qua thủ tục này? Theo quy định của công ước LaHay, hiện nay Việt Nam vẫn chưa là thành viên của công ước này, nên hầu hết các giấy tờ sử dụng tại Việt Nam đều cần trải qua quá trình chứng nhận lãnh sự để hợp pháp sử dụng ở các quốc gia khác.

Ngoài ra, chứng nhận lãnh sự là giai đoạn quan trọng đối với người Việt Nam đang lưu trú, hoặc có ý định lưu trú tại nước ngoài. Đây là quá trình giúp các loại giấy tờ, hồ sơ của đương đơn được công nhận sử dụng hợp pháp, phục vụ cho nhiều hoạt động sau này ngoài lãnh thổ Việt Nam như đi học, đi làm, đăng ký lưu trú,…

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự cho đương đơn

Bộ hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự thường bao gồm:

• Tờ khai báo thông tin và đề nghị được chứng nhận lãnh sự của đương đơn;
• Các loại giấy tờ nhân thân bao gồm: 
  • CMND hoặc CCCD.
  • Hộ chiếu cá nhân.
  • Bản sao 2 loại giấy tờ trên không cần chứng thực (nếu nộp qua bưu điện).
• Bản chụp các loại tài liệu yêu cầu chứng nhận lãnh sự (1 bản).
• Phong bì đề rõ địa chỉ người nhận (nếu gửi hồ sơ và yêu cầu trả kết quả bằng đường bưu điện).

Lưu ý: 

• Trong nhiều trường hợp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bạn bổ sung thêm các loại giấy tờ liên quan để phục vụ quá trình chứng nhận. 
• Hiện nay, Nowtadi cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ Hợp pháp hóa lãnh sự. Liên hệ ngay chúng tôi để được cập nhật thông tin và hướng dẫn chi tiết.

Các trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự

Theo quy định, các trường hợp sở hữu các loại tài liệu, giấy tờ sau đây được miễn làm thủ tục chứng nhận lãnh sự:

• Các loại giấy tờ được xác nhận miễn thủ tục dựa trên quy ước quốc tế giữa Việt Nam và quốc gia liên quan. 
• Các loại giấy tờ được chuyển bằng đường ngoại giao giữa Việt Nam đến quốc gia liên quan. 
• Các tài liệu, giấy tờ được miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam. 
• Các loại tài liệu, giấy tờ không nằm trong danh mục yêu cầu chứng nhận lãnh sự tại quốc gia liên quan.

Các trường hợp bị từ chối chứng nhận lãnh sự

Việc hiểu rõ chứng nhận lãnh sự là gì và các loại giấy tờ đặc biệt được miễn thủ tục này khá quan trọng. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp bạn cần lưu ý các loại giấy tờ bị cấm chứng nhận lãnh sự, bao gồm:

• Tài liệu, hồ sơ có thể hiện những dấu hiệu sửa đổi như vết tẩy xóa, dấu gạch bỏ. 
• Tài liệu chứa đựng nội dung mâu thuẫn.
• Tài liệu không có con dấu, chữ ký gốc mà là bản sao. 
• Tài liệu giả mạo, có nhiều danh mục làm sai quy định của pháp luật hiện hành. 
• Tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh người xác nhận sai quy định, không đúng cơ quan thẩm quyền. 
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung gây tranh cãi, hiềm khích, xâm phạm lợi ích nhà nước.

Hướng dẫn thủ tục chứng nhận lãnh sự

Quá trình chứng nhận lãnh sự bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Dịch thuật và công chứng các tài liệu Việt Nam cần chứng nhận lãnh sự sang ngôn ngữ của quốc gia cần sử dụng. 
• Bước 2: Xin chứng nhận tại các cơ quan thẩm quyền ở Việt Nam hoặc nước ngoài, bao gồm:
  • Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ TP.HCM.
  • Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được ủy quyền. 
• Bước 3: Thanh toán chi phí và chờ đợi kết quả
  • Chi phí sẽ thay đổi tùy vào quốc gia bạn nộp chứng nhận tại Việt Nam: 
    • Phí chứng nhận lãnh sự: 30,000 VNĐ/lần/bản.
    • Chi phí cấp bản sao của tài liệu: 5,000 VNĐ/lần/bản.
    • Chi phí gửi bưu điện: Linh hoạt tùy vào điểm gửi và nhận.
  • Thời gian chờ kết quả thường dao động từ 1 đến 5 ngày làm việc. Tính từ thời điểm nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định.

Kết luận

Bài viết trên vừa giúp bạn tổng hợp các thông tin về chứng nhận lãnh sự quan trọng. Hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về định nghĩa chứng nhận lãnh sự là gì, cũng như các thủ tục chứng nhận lãnh sự cần thiết. Liên hệ Nowtadi để được hướng dẫn và hỗ trợ nhanh chóng các dịch vụ xin visa uy tín khác.